ช่วงชั้นที่ 4..... ...สาระเพิ่ม ........ วิชา เทคโนโลยีสารสนเทศ 4.........รหัสวิชา ..งท41144
กลุ่มสาระการเรียนรู้ การงานอาชีพและเทคโนโลยี... โรงเรียนมัธยมวัดเบญจมบพิตร
เทคโนโลยีสารสนเทศ

 

ความต้องการใช้ข้อมูล
ในปัจจุบันเราจะเห็นว่ามีการเก็บรวบรวมข้อมูลไว้มากมาย ข้อมูลที่ต้องการเก็บ ได้แก่ ประวัตินักเรียน ประวัติพนักงาน ประวัติคนไข้ วิธีการที่ทำกันคือการจดบันทึกข้อมูลทั้งหมดลงบนกระดาษและเก็บกระดาษนั้นไว้ ถ้ามีข้อความซ้ำกัน เช่น ชื่อ ที่อยู่ อายุ เพศ ฯลฯ เจ้าหน้าที่ที่เกี่ยวข้องก็จะต้องเขียนทุกใบจะเป็นการเสียเวลา ดังนั้นอาจใช้วิธีการจ้างโรงพิมพ์เพื่อพิมพ์แบบฟอร์มขึ้นมาให้การกรอกข้อมูลง่ายขึ้น


เลขประจำตัว………….
ประวัติส่วนตัว

ชื่อนักเรียน………………………………………………………
ที่อยู่……………………………………………โทรศัพท์………
อายุ……………….ปี เพศ………………………………….
บิดาชื่อ………………………………..…………………………
มารดาชื่อ…………………………………………………………
จบ ป.6 หรือ ม.3 จากโรงเรียน……………………………………
จังหวัด… …………………………………………………………
เข้าเรียนปีการศึกษา ………………………………………………

ตัวอย่างแบบฟอร์มประวัตินักเรียน
ในการจัดข้อมูลนี้ ทางโรงเรียนต้องใช้ตู้เก็บเอกสารขนาดใหญ่สำหรับเก็บกระดาษแบบฟอร์มและดำเนินการเก็บเรียงไว้ในลิ้นชัก เมื่อมีนักเรียนเพิ่มขึ้นก็เพิ่มกระดาษแบบฟอร์มเข้าไป
เมื่อพิจารณาประวัตินักเรียน จะเห็นว่า ข้อมูลที่อยู่บนบัตรมีความหมายต่างๆ กัน การที่ข้อมูลแสดงความหมายได้จะต้องประกอบด้วยส่วนข้อมูลที่พิมพ์บนบัตร กับส่วนข้อมูล
ที่กรอกเพิ่มเติม ส่วนข้อมูลที่พิมพ์บนบัตรคือส่วนที่อธิบายเนื้อหาลักษณะของข้อมูลที่ต้องการ ทำให้ส่วนข้อมูลที่ต้องกรอกเพิ่มเติมคือตัวข้อมูลชัดเจนขึ้น และทำให้ควบคุมการใช้ตัวข้อมูลให้เกิดประโยชน์กว้างขวางขึ้น การจะใช้งานข้อมูลให้ได้ผลจึงต้องมีทั้งตัวข้อมูลและคำอธิบายเนื้อหาลักษณะของข้อมูล
หากพิจารณาถึงการจัดการข้อมูลจะหมายถึง การจัดเก็บข้อมูล การเรียกใช้ข้อมูล รวมถึงการวิเคราะห์ข้อมูลเพื่อการใช้งาน ในการเรียกใช้ข้อมูลเมื่อมีคนไข้มาติดต่อ เจ้าหน้าที่จะต้องค้นหาข้อมูลเดิมของคนไข้ สิ่งที่ทำคือ ตรวจดูข้อมูลบนบัตรแบบฟอร์มทีละใบตั้งแต่ใบแรกจนพบ การค้นหาวิธีนี้อาจต้องเสียเวลาบ้าง แต่หากการจัดเก็บข้อมูลมีการจัดเรียงชื่อตามตัวอักษรไว้แล้ว เมื่อทราบชื่อคนไข้และค้นหาตามตัวอักษรก็จะพบข้อมูลได้เร็วขึ้น
ระบบฐานข้อมูลเป็นสิ่งที่จำเป็นและเกี่ยวข้องกับการใช้งานประจำวัน การตัดสินใจของผู้บริหารจะกระทำได้รวดเร็ว ถ้ามีข้อมูลที่ถูกต้องและเพียงพอ จึงมีการใช้คอมพิวเตอร์ช่วยประมวลผลเพื่อให้ได้สารสนเทศดังกล่าว แต่การประมวลผลด้วยคอมพิวเตอร์จำเป็นต้องมีหลักการและวิธีการที่ทำให้ระบบมีระเบียบแบบแผนทีดี
การเก็บข้อมูลนั้นผู้จัดเก็บจำเป็นต้องทำการแยกแยะ และพยายามหาทางลดขนาดของข้อมูลให้สั้นที่สุด แต่ให้ได้ความหมายในตัวเองมากที่สุด โดยปกติข้อมูลที่ต้องการเก็บมีเป็นจำนวนมาก เช่น บริษัทแห่งหนึ่งมีข้อมูลเก็บเป็นจำนวนหลายแฟ้ม การเก็บข้อมูล จึงจำเป็น
ต้องแยกกลุ่มออกจากกัน แต่ข้อมูลระหว่างกลุ่มก็อาจจะมีความสัมพันธ์หรือเกี่ยวข้องกันได้ ความสัมพันธ์ระหว่างกลุ่มนี้เองเป็นส่วนที่ทำให้เกิดระบบฐานข้อมูล ซึ่งเป็นศาสตร์ที่จำเป็น
ต้องเข้าใจหลักการและวิธีการเพื่อให้เกิดการเก็บ เรียกหา ค้นหา หรือใช้งานข้อมูลได้ประสิทธิภาพสูงสุด จึงมีการแยกกลุ่มข้อมูล โดยยึดหลักการพื้นฐานว่าข้อมูลแต่ละกลุ่มจะเป็นสิ่งที่มองเห็นหรือจับต้องได้ เช่น คน สิ่งของ สินค้า สถานที่ ข้อมูลแต่ละกลุ่มที่แยกนี้เรียกว่า เอนทิตี (entity) ซึ่งหมายถึง สิ่งที่เราสามารถมองเห็นภาพลักษณ์ได้ โดยข้อสนเทศของเอนทิตีจะสามารถแยกออกได้เป็นสองส่วน คือ เนื้อหาและข้อมูล เนื้อหาของเอนทิตีชนิดเดียวกันจะมีลักษณะเหมือนกัน ส่วนของข้อมูลจะแตกต่างกันออกไป เนื้อหาจึงเป็นส่วนที่จะบอกรายละเอียดเพื่อขยายข้อมูลให้ได้ความหมายครบถ้วนยิ่งขึ้น

เอนทิตี เนื้อหา ข้อมูล
นักเรียน เลขประจำตัว
ชื่อ
ที่อยู่
อายุ
เพศ
บิดา
มารดา 12345
ด.ช.ชีวิน ประธานพร
69 ถนนศรีอยุธยา ดุสิต กทม.10400
15 ปี
ชาย
นายสาโรจน์ ประธานพร
นางจรัลยา ประธานพร
ตัวอย่าง เอนทิตีของนักเรียน

ข้อมูล
ในปัจจุบันการแข่งขันทางธุรกิจต้องอาศัยข้อมูลเป็นหลัก จึงมีการนำเทคโนโลยีมาช่วยจัดการข้อมูลอย่างมาก ดังจะเห็นได้จากการแข่งขันการให้บริการของธนาคารพาณิชย์ การใช้ข้อมูลในการตัดสินใจลงทุนซื้อขายหลักทรัพย์ ข้อมูลเป็นหัวใจของการดำเนินงาน เป็นแหล่งความรู้ที่ใช้ประกอบการตัดสินใจ บริษัทหรือองค์การจึงดำเนินการอย่างจริงจังให้ได้มาซึ่งข้อมูลและปกป้องดูแลข้อมูลของตนเป็นอย่างดี
ข้อมูล (Data) คือ ข้อเท็จจริงหรือเหตุการณ์ที่เกี่ยวข้องกับสิ่งต่างๆ เช่น คน สัตว์
สิ่งของ สถานที่ ฯลฯ ข้อมูลจึงเป็นเรื่องที่เกี่ยวกับเหตุการณ์ของสิ่งต่างๆ ที่เกิดขึ้นอย่างต่อเนื่อง มีการรวบรวมข้อมูลอย่างเป็นระบบและต่อเนื่อง
กรรมวิธีการรวบรวมข้อมูลเป็นจุดเริ่มต้นของการดำเนินงาน การรวบรวมข้อมูลที่ดีจะได้ข้อมูลรวดเร็ว ถูกต้องแม่นยำ ครบถ้วน ดังนั้นผู้ดำเนินการต้องให้ความสำคัญที่จุดนี้ โดยเฉพาะความรวดเร็วของการเก็บข้อมูล จึงผูกพันกับเทคโนโลยีซึ่งมีอยู่หลายวิธี
ตามที่กล่าวมาแล้วข้างต้น เราสามารถแบ่งข้อมูลได้เป็น 2 ประเภท คือ
ข้อมูลปฐมภูมิ หมายถึง ข้อมูลที่ได้จากการเก็บรวบรวมหรือบันทึกจากแหล่งข้อมูลโดยตรง ซึ่งอาจจะได้จากการสอบถาม การสัมภาษณ์ การสำรวจ ตลอดจนการจัดหามาด้วยเครื่องจักรอัตโนมัติต่างๆ ที่ดำเนินการจัดเก็บข้อมูลให้ เช่น เครื่องอ่านรหัสแท่ง เครื่องอ่านแถบแม่เหล็ก ข้อมูลปฐมภูมิจึงเป็นข้อมูลพื้นฐานที่ได้มาจากแหล่งกำเนิดของข้อมูลนั้น ๆ


พัฒนาโดย นายสุรินทร์ ศรีทอง อาจารย์ 2 ระดับ 7 โรงเรียนมัธยมวัดเบญจมบพิตร .......ss7456@hotmail.com/http://school.obec.go.th/surins/